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第六回「支払一覧表と借入金返済予定表の記入の仕方」

 皆さん、こんにちは。

 前回ご紹介した「支払一覧表」と「借入金返済予定表」は使ってみましたか?

 今回はこれらの表の記入の仕方についてご説明致します。

1.「支払一覧表」

(1)請求書の整理

 まず、同じ日に支払う予定の請求書を整理しましょう。

    仕入先からのもの

    外注先からのもの

    運賃や包装費になるもの

    事務用品や消耗品にあたるもの

    その他

 に整理して重ねておきましょう。
 その順番に、「支払一覧表」に記入していきましょう。

   
  ポイント

(2)請求書のないもの

 請求書の発行されない支払(毎月の家賃や顧問料など)を忘れないようにしましょう。毎月定額のものは、「支払一覧表」に記入してしまい、その記入されたものを原紙として保存し、その原紙を毎月コピーして使用するとうっかり忘れたりすることがなくなります。

(3)「支払一覧表」を使ってみましょう

 私の方で前回作成した「支払一覧表」は、ダウンロード(Excel98)していただけましたでしょうか?今回はこの表に記入をしてみましょう。今回作成した「支払一覧表」のダウンロード(Excel98)は、こちらからできます。

 まず、「支払予定日」を記入します。「支払予定日」ごとに、用紙はかえましょう。

 「科目」の欄はその支払の内容によって「仕入」「外注費」「荷造運賃」「包装費」「事務用品費」「消耗品費」等と経理処理に使用する科目名を記入しましょう。

 「支払先」には振込口座の名義となっている会社名や氏名を書きましょう。株式会社や有限会社などの名称も正確に書いておきましょう。

 「振込口座」には請求書に記入されている振込口座を記入します。

○コツとしては原紙には鉛筆で書くことです。どうせコピーして使うのですから、後日、金額や振込口座が変更になったときに、鉛筆書きなら簡単に修正できます。

 経理の保存書類は消えないボールペンや万年筆で書くことが原則ですが、「支払予定表」や「借入金返済予定表」は自分が経理をスムーズに行う為に任意に作成する書類です。形式にこだわる必要はありません。



たとえば「第一勧業銀行 飯田橋支店 普通預金 口座番号1234567」だったら「第一勧業・飯田橋・普・1234567」等、省略してもキチンとわかるように書いておきましょう。

 「請求金額」には、請求書に記入された請求金額を記入し、その次の「振込料」の欄には請求金額から差し引くことの出来る振込料を記入し、「差引振込金額」には「請求金額」から「振込料」を差し引いた金額を書きます。その後の「振込料」の欄にはこちらが負担する振込料を記入します。

 「内容」の欄には、簡単で構いませんので、何の代金を支払ったかを書いておきましょう。

 以上のことを整理して記入しておけば、後々取引先から照会が来たときも、「いつ」「どこの口座に」「いくら」支払ったかがすぐに答えられます。

2.「借入金返済予定表」

 前回、「借入金返済予定表」を付けておきましたが、今回はこれに計算式をつけたものを作成しておきました。手書きにするか、エクセルで作成するかによって使いやすいほうを選んで下さい。今回は計算式をいれてありますので「借入金返済予定表」の次のワークシートに「借入金残高表」「支払利息合計表」が付けてあります。「借入金返済予定表」を記入すれば各項目に数字が入ってくるように作ってありますので以下の記入方法を読んで使って見てください。

(1)「借入金返済予定表」を使ってみましょう

 まず、「銀行名」に借入をしている銀行の名前を書きましょう。通常、1つの銀行に何本かの借入をしていくことになります。

「番号」の欄には銀行が借入ごとに付けている番号を書いておきましょう。

次に横の「月」の欄ですが、ここには会社の事業年度にあわせた月を1年分書いておきましょう。

そこまで出来たら今度は銀行からの計算書をみて、先の返済予定まで全部入れていってしまいましょう。上段が「元本」下段が「利息」を記入するようになっています。

 最後の欄には「最終返済予定日」を書いておきましょう。

○地域によって違うようですが、関東では仕入代金等の支払の際には、振込料を差し引いて支払いをしているところが多いようです。

ただし、人件費(給料とか顧問料)や賃貸料(家賃)、会費については支払側が振込料を負担するのが一般的です。

(2)「借入金残高表」を使ってみましょう

 「借入金残高表」は前の「借入金返済予定表」を記入することにより数字が入りますが、最初の「繰越残高」だけは金額を1つ1つ入れていって下さい。つまり期首に残っている借入金の元本の残高を記入します。

 それだけ記入すれば、この表で毎月末の借入金の残高が、把握できるようになります。

(3)「支払利息合計表」をみてみましょう

 「支払利息合計表」は「借入金返済予定表」を記入すれば作成できるようになっています。

 今回は、経理で使用すると便利な表について、記入の方法をご説明しました。

 現在はいろいろなサイトで役に立つ表が無料でダウンロードできます。次回はそのサイトとそこでダウンロードできるものについてご紹介していきたいと思います。

○経理の資料は必ずしもワープロやパソコンで作成する必要はありませんが、「エクセル」や「ロータス」等の表計算のソフトを使えるようになると、自分の欲しい表が簡単に作れるようになります。