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第十三回「「伝票」「証憑」の整理」

 皆さん、こんにちは。今回は「伝票」「証憑」の整理についてご説明します。

 「伝票」「証憑」というものは、取引が増えてくると膨大な量になってきます。その証憑類には様々なものがあり、種類によって綴じ方も違ってきますが、今回は日常業務の中で発生する一般的は証憑の整理についてお話しましょう。

 「証憑」とはここでは、入出金の際の入出金伝票・領収書・請求書・振込の控え等を総称して使います。

1.番号で整理する

(1)はじめに

 経理には毎日、入出金が生じてきます。

 営業等からくる精算の金額を「伝票」または「出納帳」に書くということが経理処理の第一段階でしょう。どちらでも基本的には同じですが、「番号」を付ける(書く)ことが証憑整理には有効です。つまり、「伝票」または「出納帳」をはじめとする「帳簿」とその処理に対応する「証憑」に同じ番号を付けるようにします。もちろん「証憑」は番号順に綴じます。

(2)番号の付け方

 番号は月ごとに連番で付けましょう。その月の1日に1番からはじめ、翌月の1日にはまた1番から付けるのがいいでしょう。

 また、ひとつの仕訳に証憑がひとつとは限りません。同じ取引にかかる証憑には同じ番号を付けて差し支えありません。またひとつの証憑から複数の仕訳が生じたら、ひとつの証憑に複数の番号を書いてしまえばいいのです。

   
  ポイント

「証憑」はまっさらな状態で残す必要はありません。

事務処理に有効に利用しましょう。

自分が探しやすいように、自由に番号は設定しましょう。


2.何の為に同じ番号を付けるのでしょう?

 「伝票」「出納帳」「証憑」に同じ番号が付けてあると、その経理処理の内容を確認するときにとても便利です。例えば、「出納帳」をみて科目名や内容に疑問点が後で生じたときにその番号で探せば、すぐにもととなる「証憑」を見つけることができます。経理処理(科目名など)に迷ったときも以前の証憑から「帳簿」で処理が簡単に確認できます。みなさんも何ヶ月も経ってから社長さんや顧問税理士から「これ何?」と聞かれて元の領収書や出金伝票を探すのに苦労したことがあるのではないでしょうか?

3.いつ番号は付けたらいいのでしょう?

(1)パソコンに入力するなら 

 パソコン用の会計ソフトには自動的に番号を付けてくれるものと自分で手入力するものとがあります。自動的に番号をつけていくタイプで、その番号が画面上で見ることができるなら、その番号にあわせて伝票や証憑にも同じ番号を付けましょう。そうすると入力時に番号を記入することになり、「入力が済んでいる」印にもなるので一石二鳥です。

 番号を手入力するのなら、月毎に1番から始めましょう。自分で付けていけばいいのです。これも実際にパソコンで入力時に付けながらやりましょう。

(2)出納帳を書いているなら

 手書きの出納帳でも同じことです。領収書や出金伝票、入金伝票から出納帳に記入するときに、同じ番号を付けておけばいいのです。

4.気楽にやりましょう!

 番号の付け方には神経質になる必要はありません。同じ番号が2つや3つになってしまっても、付けてないよりずっと便利です。番号がとんでいても何の問題もありません。番号を付けるのはひとつの目安にすぎません。まずはやってみて下さい。

 処理が終わった証憑類はキチンと綴じておきましょう。経理処理を正確にするにはマメさが一番大事です。

 今回は、日々の処理についてご説明しました。次回は月次処理にかかる書類の整理についてご説明します。

   

番号を付けておけば、慣れれば税理士も自分で探せるので、もうひと手間、省けるでしょう。

パソコン入力している場合は、必ず入力が済んでいる印を証憑や伝票に付けましょう。

シャチハタの「済」印なども利用しましょう。

証憑の綴じ方については第1回でご説明しています。