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第十四回「「伝票」「証憑」の整理 その2」

 皆さん、こんにちは。

 前回は一般的な「『伝票』『証憑』の整理」というテーマでお話ししました。今回は毎月の処理で発生する「請求書」等の整理についてお話しましょう。

1.発行した請求書の控えは?

まずは、売上に関する証憑です。

(1)市販の請求書用紙を使用する場合

 市販の請求書用紙は大体ノンカーボンで控えが残るようになっています。もちろん日付順に書いていくのが理想ですが、日付順になっていないからといってバラバラにして綴じ直すのはやめましょう。書き損じた場合も切り離さないで下さい。書き損じた場合は相手側に渡すはずだったものも必ず残しておきましょう。途中のページが無かったりすると、売上をごまかしているんじゃないかとあらぬ疑いをかけられます。

(2)コンピューターで発行している場合

 パソコンで請求書を発行している場合も市販のソフトを利用していれば控えが印刷されるはずです。控えは日付順にとじます。また継続的な取引のある得意先は得意先ごとに綴じておくと入金等の確認が容易です。もちろんパソコンの中にもデータは残っているはずですが、出力もしておく方が安全性が高まりますし、担当者が誰でも見ることが出来ます。まだまだ社員1人にパソコン1台というところは少ないでしょう。他の人がパソコンを使用している最中に問い合わせが入った場合も出力してあれば迅速に対応が出来ます。

   
  ポイント

請求書だけでなく領収書も同様です。途中のページが抜けているのは、売上の計上もれを疑われます。

現状では、証憑は紙で残しておかなければなりません。控えも紙で出力して残しましょう。


2.支払う請求書等は?

 会社が軌道に乗ってくると、仕入や経費に関する支払は請求書をもらって支払うことが多くなります。締日と支払日を決めて支払うようにしましょう。

(1)納品書

 まず仕入先から届くのは「納品書」であることが多いでしょう。「納品書」は品物の納品を確認したら担当者の印鑑を押して、仕入先ごと、日付順に綴っておきましょう。 

(2)請求書

 請求書が届いたら、「納品書」と照らし合わせて確認しましょう。このとき単価の確認も忘れずに。請求書が来た分の納品書はなんらかの形で分けておきましょう。例えば 

  1. ファイルを変える
  2. 済印を押す
  3. 請求書に付けて請求書綴りに一緒に綴じる

などの方法があります。

 請求済みであることをハッキリさせておくことで二重に請求された場合、すぐに気がつくでしょう。

 納品書と合っていたら、請求書にも担当者の印鑑を押しましょう。

(3)支払う前に

 最終的に支払をする場合、支払の責任者を決めておきましょう。納品、請求書の担当者が確認したら、支払の責任者が承認し印鑑を押しましょう。会社規模が大きくなり、社員が増えるにしたがって色んな人から請求書が回って来るようになります。支払の責任者を決めておかないと経理事務の担当者の仕事が煩雑になります。 

 責任者の印鑑がある請求書がきたら、以前、ご説明してある「支払予定表」を作成しましょう。

(4)請求書の綴り方

 「支払予定表」を正確に作成したら、「請求書」は綴じてしまいましょう。

 これも日付順に綴じることが大原則ですが、やはり継続的な取引のある仕入先は仕入先ごとに綴じておく方がいいでしょう。

 その他の仕入先ごとでない請求書は、支払月ごとに一枚用紙をいれて、支払月日の見出しをつけておけばベストです。

(5)支払が終わったら

 支払が終わったら、「支払予定表」を綴じましょう。

 今回で『「伝票」「証憑」の整理』は終わりです。

 次回は人件費関係の処理について、社会保険も含めてご説明しましょう。

   

仕入原価の把握は経営上、大切です。他の請求書と分けることで、すぐに確認出来る状況をつくっておきましょう。

印鑑はうまく使いましょう。印鑑を押すことで、「担当者」と「確認済」の両方をあらわすことが出来ます。

場合によっては年月日が入っている印鑑を使用すれば、「その書類がいつ来たのか」もわかるでしょう。

「綴じる」という手続きもポイントです。「綴じる」ことで「処理が完了した」ということになるでしょう。