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第十五回「社員の雇用」

 今回は社員を雇用した場合の処理について、社会保険も含めてご説明しましょう。

 第3回で社会保険の手続関係についてはご説明しましたが、今回は社員を雇用したときの手続きを順を追ってご説明いたします。

1. 新入社員に持ってきてもらうもの

(1)新入社員がすでにお勤めの経験のある方の場合

 まずは〔1〕年金手帳〔2〕雇用保険被保険者証、その年中に他にお勤めしていた方でしたら、〔3〕前の会社の源泉徴収票(年末までに用意出来ればOKです)、〔4〕印鑑の4種類です。

(2)新入社員が初めてお勤めをする方で扶養家族がなく19歳までの場合

 〔1〕〜〔3〕のものは持っていないので用意する必要もありません。年金も社会保険も雇用保険も新規加入ということになります。〔4〕印鑑だけ用意してもらいます。

(3)その他

 定期代を実額で支払う場合は、出来れば定期券のコピーをもらいましょう。また、給与の振込先も聞いておきましょう。

      ポイント

○お勤めの経験の無い方でも今は20歳から年金に加入する義務があります。ただ、現実には加入していない人もいます。

会社でそこまでは処理できませんので、加入していなかったら新規加入ということで手続きしてしまいましょう。

社会保険事務所の方でなんらかの指導があったら、本人と相談の上、それに従いましょう。


2.最初に書いてもらうもの

 新しく社員が入社したらまず、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」に記入してもらいましょう。これはその直前の年末調整の際に他の社員に書いてもらったものと同じ用紙です。税務署で配布しています。この記入がないと、所得税の源泉が「甲欄」では出来ないし、年末調整をしてあげられません。社員にとって大切なものです。

 また、この用紙の記入事項により社会保険の「被保険者資格取得届」を記入すれば簡単です。

3.総務経理でする仕事

まず、社会保険の届出をします。

社会保険には厚生年金と健康保険と雇用保険があります。

厚生年金と健康保険の加入は「被保険者資格取得届」という1種類の用紙(複写になっています)を社会保険事務所に提出すればよいのですが、、扶養家族がいたら「被扶養者(異動)届」、また扶養家族のうちに別居している方がいましたら「遠隔地被保険者証交付申請書」の提出が必要です。

 すぐに年金手帳と健康保険被保険者証をもらえます。

 両方とも本人に渡すものですが、年金手帳については会社で保管しているところも多いようです。これは退職まで本人が使うことはないし、社会保険の種々の手続きの際、基礎年金番号がいつも必要なためでしょう。

 雇用保険も「雇用保険被保険者資格取得届(区分変更届)」という用紙をハローワーク(職業安定所)に提出するだけです。その場で雇用保険被保険者証をもらえます。この用紙には社員が退職する際の用紙が付属していますので、その社員が退職するまで、会社で保管します。

4.給与計算をパソコンソフトでやるなら

(1)社員番号の使い方

 最初の給与までに新入社員の情報をパソコンに入力することとなるでしょう。

 その際、大抵は社員番号が必要になると思います。

 この社員番号は、社会保険の保険の番号に合わせておきましょう。

 社会保険はすべての届出に番号の記入が必要です。社員番号と同じにしてあると確認が容易になります。

(2)具体例

 たとえば、社員番号が6桁であれば、1桁目は役員とその他の分類、2〜3桁目で所属部署、4〜6桁目を社会保険の番号(記号の方は入れません。皆同じだからです。)としておきましょう。

 また給与計算ソフトはシステムの都合上、給与支払一覧表が社員番号順に並んでしまうことが多いので、例えば社長は000001、役員は100002から、社員は500001からというような順番にしないと、給与台帳がわかりにくくなりますので注意しましょう。

 番号を振るときは連番でつめてしまわずに、余裕をもって付番しましょう。先々、社員が増えてきたときに便利です。

   

○社会保険は用紙の種類が数多くあります。

届出をするときは、まず用紙の確認をしましょう。

○どちらも、提出期限は新規に雇用してから10日以内ですが、少し位遅れても問題ありません。2ヶ月位遅れると「理由書」が必要だといわれることもあります。しかし、よほど悪質でない限り、怒られることもありませんので安心してください。


5.給与の額

 通常、給与は基本給とそれ以外に分かれています。

 給与のうち、所得税の計算と社会保険の計算は異なる取扱をするものがありますので、よくあるものについて触れておきましょう。

(1)通勤費

 通勤手当は、定期代等実費相当額を支払っている会社が大多数です。この通勤費の実費を支払う場合、月額100、000円までならば所得税は非課税なので源泉所得税はかかりません。しかし社会保険は通勤費も(たとえ実費であっても)給与の額に含まれますので注意して下さい。

(2)歩合給

 基本給の他に、営業ならば販売数量に応ずる手当、事務ならば残業手当、を支払っている場合があります。源泉所得税や雇用保険は毎月の給与金額に合わせて差し引かなければなりませんが、厚生年金や健康保険は毎月定額の部分や歩合単価の給与改定が無い限り、歩合給の変動による保険料の変更はしません。この8月の「算定基礎届」による変更のみとなります。

 最近は、若い人を中心に転職が普通のことになり、また中高年の転職も増えて来ています。社員の移動が多くなると、今回ご説明したような事務処理も増えて来ます。

 煩雑にみえますが、書き方を間違っても、社会保険事務所やハローワークで修正してくれますので、サッサと処理するよう心がけましょう。

   

○「算定基礎届」は5?7月の実績により計算します。

この時期の給与の額(歩合も含めたところで)が多いと保険料の額が上がってしまいます。