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第二十八回「間違いデータを探しましょう」

 みなさん、こんにちは。

 ここのところカタい話が続いたので、今回はデータや間違い探しのちょっとしたヒントをお話しましょう。

      ポイント



1.数字の差異を見つけたいときは

 帳簿を作成していると、数字が合わなくなることが度々あるでしょう。例えば普通預金の通帳から会計ソフト等の出納帳に入力していったのに、預金の残高が、通帳と帳簿が合わないとか。そういった場合の間違い探しのヒントをお話します。

   


(1)合わない数字を探してみましょう

 単に違う科目で記帳して(※)しまった時や記帳を抜かしてしまった時は、その金額の項目があるはずです。これが一番単純なミスですので、まずはここから始めましょう。間違いが1ヶ所であれば、簡単に見つかるでしょう。

(2)合わない金額を2で割ってみましょう

 一番多いのが、収入と支出(借方と貸方)を間違えていることです。通帳の記帳の支払金額と預かり金額、帳簿の収入欄と支出欄は左右が逆であることが殆どです。これを間違えますと差異は2倍になっていますので、間違えて記帳した数字は差異を2で割った数字となります。

   

(※)帳簿をつけることを「記帳する」といいます。

帳簿はマメにつけて、残高は毎日合わせることが、一番望ましいことです。

ためてしまうと間違いの個所も1ヶ所ではなくなってしまうので、見つけるのがだんだん困難になります。


(3)合わない金額を0.9で割ってみましょう

 次に多いのが桁を違えて記帳して計算しているパターンです。その場合、差異を0.9で割ってみます。例えば3,000円のところを300円と間違っていると、合わない差額は2,700円です。2,700を0.9で割ると3,000になりますからその数字を探していくと誤りが見つかるというわけです。

(4)最後には!

 究極は他の人にみてもらうことです。自分でやったことは思い込みがあって、間違いがみつけられないことが多いものです。他の人にみてもらうと案外あっさり見つかることがあります。

   

桁間違いは結構多い間違いです。入力に慣れれば慣れるほど、このような間違いが多くなるようです。

2.会計ソフトの検索機能を使いましょう

 最近の会計ソフトは検索機能が充実しているものが多いので、頑張って使いこなしましょう。

   


(1)日付や金額で検索しましょう

 会計ソフトには入力した日付や金額も範囲を指定して検索できる機能があるでしょう。上記1の金額の間違いを探す時や、固定資産の処理や交際費等について1年度分を見直す時に便利です。

(2)摘要欄で検索しましょう

 思いのほか使えるのが、摘要欄での検索です。支払の相手先や内容で検索がかけられると、その請求を支払ったかどうかの確認や単価の確認がしやすくなります。そのためには、入力時に摘要欄の入力規則を決めておくことが大切です。まちまちな言葉で入力してしまうと検索がかけにくくなります。

   

 記帳の間違いはなくなることはありません。手書きで帳簿をつけていると一ヶ所間違いを発見すると、その後の残高をすべて手で直さなければなりません。とても面倒な処理となってしまいます。でもパソコンの会計ソフトで経理処理をしていれば、直すのも簡単でしょう。